Quản lý rủi ro thực chất là việc xác định các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp phòng tránh với chúng trước khi xảy ra.
Các phương pháp chủ yếu bao gồm : giải quyết vấn đề, giảm nhẹ, chuyển đổi và chấp nhận.
Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách khắc phục.
3.1. Thiếu nhân lực có kỹ năng về kỹ thuật
Đây là vấn đề dễ thấy ngay từ khi dự án mới bắt đầu. Bởi vậy, người quản lý dự án có thể chủ động đưa ra giải pháp thay vì bị động như các rủi ro khách quan khác.
Cách khắc phục:
Dành một phần chi phí để đào tạo nhân sự ở quy mô toàn công ty
Luôn có phương án dự bị nhân sự
Lên kế hoạch training riêng cho dự án
Trong quá trình làm việc sắp xếp thành viên có kinh nghiệm làm việc với thành viên mới để hỗ trợ và hướng dẫn
3.2. Khách hàng thay đổi yêu cầu
Một trong những vấn đề đến từ phía khách hàng là khi họ đưa ra các CR (change requirement) trong lúc dự án đang vào giai đoạn hoàn thiện. Việc thực hiện các CR này có nguy cơ làm dự án gặp rủi ro.
Cách khắc phục:
Xác định rõ các yêu cầu với Khách hàng trước khi bắt đầu vào giai đoạn phát triển
Cảnh bảo khách hàng về nguy cơ chậm tiến độ nếu phát sinh các thay đổi đột xuất
Xây dựng quy trình cụ thể, thủ tục rõ ràng và chi phí phát sinh nếu muốn thay đổi.
Tạo văn bản quản lý CR rõ ràng
Tổ chức các buổi brainstorm (1 hoặc 2 tuần 1 lần) để clear về spec giữa các thành viên trong team với nhau, phải đảm bảo cả dev và QA đều nắm rõ được spec và luôn communicate với nhau để bám sát spec của dự án.
3.3. Yêu cầu không rõ ràng
Giai đoạn đầu dư án thông thường chưa có tài liệu đầy đủ do vậy thường gây khó khăn trong việc tìm hiểu và lập kế hoạch
Cách khắc phục:
Xác nhận lại những phần yêu cầu không rõ ràng, đề xuất các phương án giải quyết cho khách hàng tham khảo và chọn ra một phương án tối ưu nhất.
Yêu cầu khách hàng tổ chức buổi họp giải thích yêu cầu
3.4. Thành viên rời dự án
Việc thành viên đột xuất nghỉ việc hay nghỉ ốm hoặc bận công việc gia đình khi dự án trong giai đoạn gấp rút cũng có thể gây khó khăn cho việc quản lý và ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Cách khắc phục:
Đảm bảo mọi thành viên đều nắm được nghiệp vụ của dự án và đảm nhiệm phần việc quan trọng của dự án.
Họp mặt thường xuyên (ngoài công việc) để xây dựng tình đoàn kết, teamwork
Thỉnh thoảng xoay vòng thành viên vào các mảng việc khác nhau
Có thành viên back up kịp thời cho dự án bất cứ lúc nào
Có cơ chế lưu trữ, quản lý tài liệu công việc của tất cả thành viên
3.5. Vấn đề về hiệu năng (Performance)
Ngoài những vấn đề trên, thì vấn đề hiệu năng cũng là một trong những yếu tố đánh giá thành công hay thất bại của một sản phẩm. Một sản phẩm ngoài việc đáp ứng các tính năng hoạt đông đúng, dễ sử dụng, dễ bảo trì thì phần hiệu năng cũng không thể không chú ý.
Cách khắc phục:
Yêu cầu Khách hàng đưa ra mong muốn về tiêu chuẩn hiệu năng của các chức năng một cách rõ ràng
Đảm bảo mọi nhân sự trong dự án nắm được yêu cầu cụ thể về hiệu năng.
Kiểm thử với dữ liệu thật để xác nhận chính xác hiệu năng (chỉ trên môi trường dev hoặc staging) để xác nhận chính xác về hiệu năng của sản phẩm
3.6. Vấn đề về Schedule
Những vấn đề liên quan đến chậm schedule như estimate sai khối lượng công việc cần phải làm, các task quan trọng bị bỏ sót không lên schedule hoặc một số chức năng không hoàn thành đúng thời hạn
Cách khắc phục:
Báo cáo khách hàng kịp thời về tình trạng và phương pháp đối ứng
Đề xuất cấp trên các biện pháp đối ứng như tăng resource, đưa phần chậm sang phase sau, làm ngoài giờ để hoàn thành task
Có người giám sát và review ở giai đoạn tạo task trong schedule
Đưa người có kinh nghiệm cùng estimate task quan trọng
4. Đối ứng issue ở một số dự án thực tế
4.1. Vấn đề về khách hàng, đối tác
4.2. Vấn đề về dự án
4.3. Vấn đề trao đổi giữa các thành viên
4.4. Vấn đề về thái độ không tích cực
Lời kết
Thông qua bài viết này, rất mong các bạn có thể nắm rõ hơn về 2 khái niệm Risk và Issue, để từ đó có giải pháp khắc phục và phòng tránh những vấn đề dự án mình đã và đang gặp phải.
Tất nhiên sẽ chẳng có dự án nào là không issue nhưng hi vọng rằng chúng ta sẽ phán đoán được tối đa các Risk có thể để có phương án phòng tránh trước khi chúng xảy ra trở thành Issue của dự án.
