📧 Cách viết email chuẩn, chuyên nghiệp và dễ gây thiện cảm

Aug 29, 2025

Một email chuyên nghiệp không chỉ là nội dung, mà còn là cách bạn trình bày. Dưới đây là các bước cơ bản để viết email chuẩn:

1️⃣ Tiêu đề email (Subject)

Ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh đúng nội dung.
Tránh viết chung chung: “Xin chào”, “Hỏi chút”
Ví dụ:
- ✅ [Meeting] Xác nhận lịch họp dự án ABC ngày 05/09
- ✅ Yêu cầu hỗ trợ: Vấn đề đăng nhập hệ thống

2️⃣ Lời chào mở đầu

Xưng hô phù hợp với người nhận:
- Kính gửi Anh/Chị [Tên]
- Dear Mr./Ms. [Tên] (nếu viết tiếng Anh)

3️⃣ Nội dung email

👉 Nguyên tắc: Ngắn gọn – Rõ ràng – Đi thẳng vào trọng tâm

Giới thiệu lý do viết email: “Em viết email này để…”
Trình bày nội dung chính: Có thể chia thành gạch đầu dòng để dễ đọc.
Đưa ra đề nghị/hành động mong muốn: “Anh/Chị vui lòng phản hồi trước ngày…”, “Mong nhận được xác nhận…”

4️⃣ Kết thúc & lời cảm ơn

Lịch sự, tôn trọng:
- Trân trọng,
- Xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email.

5️⃣ Chữ ký email (Signature)

Bao gồm:

Họ tên
Chức danh / Bộ phận
Công ty / Tổ chức
Số điện thoại, email liên hệ

✅ Mẫu email chuẩn

Subject: [Meeting] Xác nhận lịch họp dự án ABC ngày 05/09 Kính gửi Anh Nam, Em là Khánh – thành viên nhóm dự án ABC. Em viết email này để xác nhận lại lịch họp dự án như sau: - Thời gian: 14h00, ngày 05/09/2025 - Địa điểm: Phòng họp 3, Tầng 5, Tòa nhà XYZ - Thành phần: Nhóm dự án ABC + Đại diện khách hàng Anh vui lòng phản hồi nếu có thay đổi. Xin cảm ơn Anh đã dành thời gian. Trân trọng, Nguyễn Văn Khánh Chuyên viên phát triển phần mềm Công ty ABC 📞 0123 456 789 ✉️ khanh@example.com

👉 Một email chuẩn sẽ giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp, tăng tỷ lệ được phản hồi, và tránh hiểu lầm trong giao tiếp.

You need to login in order to like this post: click here