Trong thời đại kinh tế số, quản lý nhân sự không còn dừng ở việc tính công, phát lương, mà đã trở thành một trụ cột quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Thế nhưng, tại Việt Nam, nhiều công ty vẫn đang dựa vào Excel hoặc ghi chép thủ công để quản lý chấm công và tính lương. Đây là cách làm phổ biến, nhất là ở các doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn cũng đang quản lý theo cách này, có thể tham khảo ngay [File Excel] Tổng hợp 9+ Mẫu Bảng Chấm Công Mới Nhất 2025 – một công cụ cơ bản nhưng nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Cách làm này tưởng chừng đơn giản và tiết kiệm, nhưng thực tế lại mang theo nhiều “chi phí ẩn” – từ sai sót dữ liệu, rủi ro pháp lý cho đến việc tiêu tốn nhân lực.
Việc chấm công và thanh toán lương thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro: nhập liệu dễ sai, quy trình rườm rà, và thường dẫn đến tranh chấp với người lao động. Điều này đặc biệt rõ ở các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, nơi phòng nhân sự phải xử lý hàng trăm dòng dữ liệu mỗi tháng. Chỉ riêng việc đối chiếu công, cộng thêm phụ cấp, làm thêm giờ và khấu trừ bảo hiểm đã chiếm rất nhiều thời gian. Nhiều công ty mất cả tuần để hoàn tất bảng lương cho nhân viên – một khối lượng công việc vừa tốn nhân lực, vừa tiềm ẩn sai sót.
Ngoài ra, hệ thống pháp luật về lao động, bảo hiểm và thuế tại Việt Nam thay đổi liên tục, đặt doanh nghiệp trước nguy cơ sai phạm nếu quy trình quản lý thiếu sự kiểm soát chặt chẽ. Sai sót trong tính toán không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn có thể dẫn tới các hệ quả pháp lý nghiêm trọng.
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng không mua phần mềm sẽ tiết kiệm chi phí, nhưng thực tế là mô hình thủ công lại phát sinh nhiều chi phí ngầm:
Đáng chú ý, theo Playroll (2025), mức đóng bảo hiểm bắt buộc của doanh nghiệp tại Việt Nam có thể lên tới 23,5% trên tổng lương – bao gồm 17,5% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp và 2% công đoàn phí. Đây là khoản chi phí lớn mà nhiều nhà quản lý mới thường bỏ qua khi lập kế hoạch ngân sách. Nếu quy trình quản lý nhân sự thiếu chính xác, khoản chi này có thể gia tăng đáng kể do sai sót và vi phạm quy định.
Trong bối cảnh chi phí ẩn ngày càng trở thành gánh nặng, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự nổi lên như một giải pháp tất yếu. Các hệ thống HR Tech hiện đại giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa quy trình chấm công, tính lương, khấu trừ bảo hiểm và thuế.
- Hạn chế sai sót nhờ tính năng kiểm tra và cảnh báo dữ liệu.
- Cung cấp báo cáo chi tiết, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao tính minh bạch và niềm tin từ nhân viên.
Theo IMARC Group, thị trường dịch vụ quản lý nhân sự tại Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, từ 106 triệu USD năm 2022 lên 186,8 triệu USD vào năm 2028, với tốc độ CAGR 6,5%. Con số này phản ánh nhu cầu cấp thiết về chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp sớm đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ.
AiKAO – phần mềm chấm công tính lương online chính là giải pháp quản lý nhân sự kết hợp chấm công trực tuyến tốt nhất hiện nay. Phần mềm cho phép chấm công online hoàn toàn trên app di động, giúp tăng khả năng chấm công linh hoạt và giảm chi phí máy móc cho môi trường đông nhân viên, diện tích rộng như các xí nghiệp, nhà máy sản xuất.
Linh hoạt trong chấm công làm việc với AiKAO – phần mềm chấm công online
AiKAO mang đến nền tảng quản trị nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp thoát khỏi phụ thuộc Excel và chấm công thủ công.
- Chấm công linh hoạt: FaceID, GPS, vân tay, camera, đồng bộ real-time trên mobile.
- Tự động hóa: từ đơn từ, bảng công đến bảng lương.
- Giảm sai sót – tiết kiệm thời gian: giảm tới 99% khối lượng xử lý dữ liệu.
- Kiểm soát chi phí nhân sự: tối ưu các khoản BHXH, BHYT, công đoàn.
- Nâng cao minh bạch: tăng sự tin tưởng và gắn kết nhân viên.
Những chi phí ẩn trong quản lý nhân sự truyền thống đang là gánh nặng không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong khi đó, số hóa và tự động hóa quy trình nhân sự không chỉ giúp giảm chi phí, hạn chế rủi ro pháp lý, mà còn góp phần nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh.
Trải nghiệm miễn phí 14 ngày AiKAO ngay hôm nay để tối ưu quy trình nhân sự và đưa doanh nghiệp bạn phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
You need to login in order to like this post: click here
YOU MIGHT ALSO LIKE
SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER
