Cho dù làm việc toàn thời gian tại văn phòng hay làm việc tự do tại nhà, chúng ta thường xuyên giải quyết các Deadline. Deadline là công cụ cần thiết để đảm bảo các nhiệm vụ dự án hoàn thành đúng Deadline và công việc suôn sẻ. Biết các phương pháp được sử dụng để đáp ứng Deadline cung cấp cho bạn những công cụ thiết thực mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành công việc của bạn trước Deadline. Chúng ta cùng thảo luận tại sao Deadline họp lại quan trọng và đưa ra các tips để hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
Deadline là gì?
Deadline là ngày và giờ mà một dự án hoặc một phần của dự án đến hạn. Được chỉ định khi bắt đầu dự án của bạn, Deadline là thời gian muộn nhất có thể mà người quản lý hoặc khách hàng của bạn mong đợi công việc được hoàn thành và hoàn thành. Đáp ứng Deadline có nghĩa là hoàn thành và nộp công việc của bạn trước hoặc ngày giờ được giao cho bạn.
Tại sao việc đáp ứng Deadline lại quan trọng?
Khi được đưa ra Deadline, bạn có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao theo thời gian do cấp trên hoặc khách hàng của bạn chỉ định. Họ đã chọn Deadline này dựa trên các mục tiêu cụ thể của dự án hiện có, vì vậy việc đáp ứng được điều quan trọng là phải đạt được những mục tiêu đó. Những lý do khiến Deadline của bạn là quan trọng bao gồm:
Đảm bảo công việc được hoàn thành: Hầu hết các dự án đều yêu cầu hoàn thành nhiều nhiệm vụ. Đặt Deadline là một cách để đảm bảo bạn hoàn thành từng mục tiêu trước khi chuyển sang các bước trong tương lai.
Đi đúng hướng: Người quản lý dự án và khách hàng của bạn có một tiến trình cụ thể mà họ đang tuân theo. Đặt Deadline cho phép họ theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành và Deadline họp giúp tiến độ hoàn thành trước Deadline đã quyết định.
Đặt mục tiêu rõ ràng: Deadline thường là kết quả của việc chia nhỏ một dự án lớn hơn thành các mục tiêu nhỏ hơn, cụ thể. Bằng cách đặt ra Deadline, những người phụ trách dự án đó xác định từng bước cần thiết để hoàn thành mục tiêu của họ.
Ngăn chặn tình trạng tồn đọng công việc: Đặt Deadline và bám sát Deadline đó cho phép hoàn thành từng nhiệm vụ một để mỗi nhiệm vụ có thể nhận được sự tập trung mà nó cần.
Phát hiện sớm các vấn đề: Làm việc theo đúng Deadline sẽ giúp bạn tìm ra các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề của dự án.
Mẹo để đáp ứng Deadline
Mỗi dự án được đưa ra Deadline đều yêu cầu các quy trình riêng để hoàn thành nó, nhưng có những phương pháp phổ biến mà bạn có thể sử dụng để giữ cho mình đi đúng hướng.
Dưới đây là một số cách để hoàn thành công việc đúng hạn:
Hiểu mục tiêu của bạn
Có hai thành phần quan trọng để đáp ứng Deadline: Hoàn thành công việc của bạn đúng Deadline và hoàn thành đúng cách. Để đảm bảo những gì bạn đang nộp là những gì khách hàng muốn, bạn phải hiểu mục tiêu cụ thể mà bạn đang cố gắng đạt được Hãy rõ người quản lý dự án hoặc khách hàng của bạn mong đợi điều gì ở bạn. Đặt câu hỏi cho đến khi bạn hiểu chi tiết cụ thể về những gì họ đang hỏi về bạn.
Trau dồi thái độ tích cực
Thái độ bạn mang theo sẽ tạo nên âm hưởng cho môi trường làm việc của bạn, vì vậy hãy biến nó thành một môi trường tích cực. Hãy coi Deadline như một thách thức mà bạn phải đáp ứng để bạn có thể trau dồi thêm các kỹ năng của mình và phát triển thành một tài sản tốt hơn cho công ty của bạn. động lực để giúp bạn tiếp tục làm việc và đạt được mục tiêu của mình.
Lập checklist
Tạo checklist kiểm tra tất cả các bước bạn phải thực hiện để hoàn thành dự án của mình. Hãy cụ thể và ghi lại chức năng của từng nhiệm vụ trong danh sách của bạn. Điều này giúp bạn biết chính xác những gì bạn đang cố gắng hoàn thành mọi lúc. Tham khảo danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và đánh dấu các bước bạn đã hoàn thành thành công để theo dõi tiến trình của mình. Thấy bạn tiến gần hơn đến mục tiêu là một cách khác để duy trì động lực trong khi hoàn thành công việc của mình.
Lập kế hoạch
Để đảm bảo bạn có thể hoàn thành dự án trước Deadline, việc lập kế hoạch sẽ rất hữu ích. Thông tin này giúp bạn biết những việc còn lại phải làm, bạn cần làm trong bao lâu và khi nào bạn cần hoàn thành. Bám sát lên lịch để giữ cho tiến độ của bạn nhất quán. Thực hiện các điều chỉnh đối với kế hoạch trong suốt dự án để đảm bảo kế hoạch vẫn chính xác.
Đối với kế hoạch của bạn, hãy tìm ra:
Nhiệm vụ cụ thể bạn phải hoàn thành.
Ước tính mỗi tác vụ sẽ mất bao lâu.
Các mốc thời gian cho từng nhiệm vụ đó.
Dự đoán những thất bại tiềm ẩn
Sử dụng kinh nghiệm của bạn để dự đoán các vấn đề điển hình mà bạn có thể gặp phải trong một dự án. Điều này giúp bạn không bị bất ngờ trước những thất bại tiềm ẩn và cho phép bạn chuẩn bị các giải pháp trước khi các vấn đề có thể xảy ra để công việc của bạn có thể tiếp tục mà không bị cản trở.
Đặt cho mình một Deadline sớm hơn
Một cách tốt để đảm bảo bạn có thể hoàn thành Deadline của mình là hoàn thành sớm. Hãy chọn thời gian ngay trước Deadline được giao và đặt đó làm mục tiêu mới. Việc xây dựng thêm thời gian giúp bạn hoàn thành sớm và cho bạn cơ hội xem xét lại công việc của mình cho chính xác trước khi chuyển nó vào.
Thu thập các công cụ của bạn
Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn có những thứ cần thiết để hoàn thành công việc của mình. Biết những gì bạn có và cách truy cập nó, mang lại cho bạn sự tự tin rằng bạn đã sẵn sàng để tiến lên phía trước. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này bằng cách có mọi thứ bạn cần ngay trong tầm tay.
Đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn các công cụ như:
Các chương trình và ứng dụng máy tính
Dữ liệu có liên quan
Mật khẩu Wi-Fi
Tiếp cận đồng nghiệp của bạn
Địa chỉ email của khách hàng
Bắt đầu càng sớm càng tốt
Cách tốt nhất để đáp ứng thời hạn là bắt đầu ngay khi bạn có thể. Khi bạn đã chuẩn bị xong, hãy bắt đầu làm việc. Một khi bạn bắt đầu, bạn càng có nhiều khả năng tiếp tục. Hãy biến nhiệm vụ đầu tiên của bạn thành bản nháp đầu tiên để nó không cần phải hoàn hảo và hãy hoàn thành nó theo cách của bạn. Nếu bạn đã dành thêm thời gian cho bản thân, bạn luôn có thể quay lại sau để cải thiện nó.
Phát huy thế mạnh của bạn trước
Chọn các nhiệm vụ từ danh sách kiểm tra mà bạn có thể thực hiện nhanh chóng và dễ dàng dựa trên điểm mạnh của mình. Điều này mang lại cho bạn cơ hội hoàn thành nhiều nhiệm vụ ngay từ đầu, đưa bạn đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu của mình. Việc hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên dễ dàng nhất mang lại cho bạn nhiều thời gian sau đó để hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn biết rằng sẽ mất nhiều thời gian hơn để thực hiện.
Ưu tiên các dự án của bạn
Nếu bạn đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc, hãy tạo một lịch trình kết hợp tất cả chúng. Nó giúp phân biệt các nhiệm vụ theo dự án liên quan của chúng. Bạn có thể mã màu cho chúng hoặc sử dụng bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn nhất. Hãy ấn định thời hạn cho từng nhiệm vụ trong mỗi dự án, để bạn luôn nhận thức được đâu là công việc cần giải quyết ngay lập tức. Bạn có thể thấy rằng một nhiệm vụ khác đòi hỏi sự chú ý của bạn trước khi chuyển sang bước tiếp theo trong dự án hiện tại.
Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Khi bạn biết mình cần phải thực hiện nhiệm vụ nào tiếp theo, hãy chỉ tập trung vào nhiệm vụ đó. Mặc dù bạn có những nhiệm vụ khác cần phải chú ý, nhưng việc tập trung vào từng công việc sẽ cho phép bạn đảm bảo rằng mình đã hoàn thành kỹ lưỡng một bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Kiểm tra độ chính xác bây giờ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này.
Làm việc khi bạn năng suất nhất
Mỗi người đều có một khoảng thời gian khác nhau khi họ thể hiện tốt nhất. Cho dù bạn thấy mình là việc đầu tiên hiệu quả nhất vào buổi sáng, trước bữa trưa hay vào giữa buổi chiều, hãy lên lịch làm việc trong thời hạn đó càng nhiều càng tốt. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của tác phẩm cuối cùng của bạn và có thể giúp bạn hoàn thành nhiều mục tiêu nhanh hơn.
Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan
Biết cách tiết kiệm tối đa thời gian. Khi bạn đã ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ trong dự án của mình và bạn thấy mình có đủ thời gian để hoàn thành ngay cả một nhiệm vụ nhỏ, hãy sử dụng thời gian đó để hoàn thành công việc đó. Bạn càng thường xuyên hoàn thành một lượng công việc nhỏ, bạn càng có nhiều khả năng hoàn thành thời hạn.
Các nhiệm vụ nhỏ bạn có thể hoàn thành trong thời gian ngắn bao gồm:
Viết một đoạn văn
Nghiên cứu một chủ đề ngắn gọn
Gửi một e-mail
Đánh giá công việc của bạn
Tránh phiền nhiễu
Không có gì sai khi kiểm tra email của bạn vào giữa ngày làm việc. Nhưng nếu bạn cảm thấy như nhiều sự xao lãng nhỏ trong ngày đang cộng lại thành một thứ gì đó lớn hơn, hãy tìm ra những thay đổi nào sẽ có tác động tích cực lớn nhất đến năng suất của bạn và thực hiện chúng. Để tránh những phiền nhiễu như vậy, bạn có thể:
Tắt hoặc đặt điện thoại của bạn trong phòng.
Chỉ định một thời gian cụ thể trong ngày để đọc email.
Tiết kiệm mua sắm trực tuyến cho giờ nghỉ trưa của bạn.
Tắt thông báo cảnh báo trên mạng xã hội.
Trao đổi thường xuyên với đồng nghiệp
Mỗi thành viên trong nhóm đều có điểm mạnh riêng. Nếu có một phần nào đó trong dự án mà bạn cần trợ giúp, hãy liên hệ với một trong những đồng nghiệp của bạn để xin lời khuyên. Điều này có thể giúp bạn không cần phải tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi của mình và bạn có thể học hỏi từ đồng nghiệp của mình để bạn biết phải làm gì vào lần sau mà không cần phải hỏi. Bạn chỉ nên nhờ đồng nghiệp giúp đỡ khi cần thiết vì họ có thể đang làm việc theo đúng thời hạn của chính mình.
Trao đổi thường xuyên với người quản lý
Giữ cho người quản lý dự án hoặc khách hàng của bạn cập nhật tiến độ của bạn. Nếu có bất cứ điều gì không mong muốn xảy ra, hãy cho họ biết giải pháp cụ thể mà bạn đã phát triển để khắc phục. Nếu bạn phải bỏ lỡ thời hạn, khách hàng hoặc người quản lý của bạn nên biết điều gì đã xảy ra và bạn đã làm việc như thế nào. Điều này giúp họ không bị bất ngờ và cho thấy bạn đang cố gắng giữ mọi thứ đi đúng hướng. Nếu bạn vẫn có thể giữ đúng thời hạn của mình, điều đó cho thấy bạn đã có thể vượt qua thử thách và vẫn giao hàng đúng hạn.
Khôi phục năng lượng của bạn
Một bước quan trọng trong việc đáp ứng thời hạn là cho bản thân thời gian nghỉ ngơi. Đôi khi, bạn chỉ cần bước ra ngoài một vài phút và thu thập suy nghĩ của mình trước khi quay trở lại làm việc. Tìm bất kỳ phương pháp nào phục hồi năng lượng của bạn tốt nhất và sử dụng nó định kỳ để trẻ hóa bản thân và công việc của bạn.
You need to login in order to like this post: click here
YOU MIGHT ALSO LIKE
SUBSCRIBE TO OUR NEWSLETTER
