Get in touch
or send us a question?
CONTACT

Hiệu quả công việc từ môi trường làm việc có thể dễ dàng giao tiếp

Bài viết được dịch bởi LeHH

Nguồn: https://cc.cyber-u.ac.jp/

Lý do tại sao kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong tại nơi làm việc?

Mọi người có đang thỏa mãn với nơi làm việc hiện tại không?

Ở một cuộc khảo sát môi trường làm việc tốt hay xấu, có trường hợp khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên trong xí nghiệp để đánh giá. Càng là những công ty có cấp trên ,lãnh đạo tích cực lắng nghe tiếng nói trong xưởng, hay các thành cùng một team có khả năng giao tốt và trọn vẹn thì càng có mức độ hài lòng cao.

Ngày nay, “khả năng giao tiếp” đang trở nên quan trọng hơn trong việc tìm kiếm việc làm. Theo một cuộc khảo sát bảng câu hỏi về tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp (nhắm mục tiêu gia nhập công ty vào tháng 4 năm 2018) do Keidanren phát hành vào năm 2018, 82% công ty coi “khả năng giao tiếp” là một điểm đặc biệt quan trọng trong việc tuyển chọn.

Nền tảng của điều này được coi là do sự gia tăng cơ hội làm việc trên theo dự án hoặc nhóm, nhu cầu về kỹ năng lắng nghe để xác định nhu cầu và sự gia tăng của các công cụ giao tiếp như email và SNS. Vậy tại sao nó lại quan trọng đến vậy?

Công việc được xây dựng nên từ giao tiếp

Đầu tiên, chúng ta hãy nghĩ về nó trong bộ phận. Vì có nhiều cơ hội gặp mặt trực tiếp nên giao tiếp trò chuyện được coi là trọng tâm.

Nếu trong nhóm cùng mục đích không thực hiện giao tiếp, Hou Ren Sou (việc báo cáo, liên lạc, trao đổi) sẽ bị trì hoãn và thông tin hay kiến thức sẽ không được chia sẻ thuận lợi. Bạn không biết những người bên cạnh của mình đang làm gì, hoặc thậm chí là tiến độ của dự án đang như thế nào, điều này làm suy yếu mối quan hệ và độ tin cậy trong nhóm và kết quả dẫn đến sự chậm trễ và trì trệ trong công việc.

Nhưng những dự án hợp tác với các bộ phận khác thì sao? Tôi có cơ hội nói chuyện tại các cuộc họp và hội thảo, nhưng tôi thường liên lạc qua điện thoại hoặc email hơn. Vì nếu không giao tiếp một cách có ý thức, nó nguyên nhân gây ra vết rạn nứt. Nếu bạn trì hoãn liên lạc hoặc không báo cáo sẽ dẫn đến sự hiểu sai vấn đề, và nếu dự án thất bại, bạn chắc chắn sẽ đùn đẩy trách nhiệm.

Giao tiếp với quản lý cấp trên (quản lý) cũng rất quan trọng. Công ty càng lớn thì càng có nhiều nhân viên và nhóm tuổi của nó càng rộng. Cần có cơ chế để truyền đạt rõ ràng thông điệp của quản lý, cấp trên đến xưởng và chuyển tải tình hình của xưởng lên cấp quản lý,cấp trên, nhưng nếu cấp quản lý cấp trung không truyền đạt một cách hợp lý thì trong công ty sẽ xuất hiện không ít các caua hỏi như “tôi không hiểu chính sách của công ty” ” Xưởng đang làm gì? “. Để toàn bộ công ty có thể kết nối chặt chẽ thì việc kết nối theo chiều dọc rất quan trọng.

Nói cách khác, giao tiếp dẫn đến hiệu quả trong công việc.

Hãy bắt đầu từ những giao tiếp nhỏ

Ở đây, tôi lấy ví dụ về việc giao tiếp trong bộ phận, các phòng ban khác và quản lý, cấp trên, có nhiều người mà chúng ta có thể giao tiếp, chẳng hạn như đồng nghiệp, công ty khác hay đối tác kinh doanh. Nếu cảm giác không tin tưởng sinh ra ở đâu đó, nó có thể dễ dàng ảnh hưởng đến các hoạt động của công ty.

Vậy làm thế nào để có thể giao tiếp dễ dàng?

Theo “Sách trắng về giao tiếp trong kinh doanh 2015”, nơi dễ dàng giao tiếp đang chuyển từ “không gian văn phòng” sang “địa điểm ảo” như e-mail và SNS. Mặt khác, ngày càng có nhiều công ty lo lắng về sự suy giảm những kỹ năng quan trọng trong việc trò chuyện, chẳng hạn như “trò chuyện hàng ngày” hay “ý thức để hiểu đối phương”.

Đầu tiên hãy bắt đầu từ những cái nhỏ như “lời chào hỏi” và “cách xưng hô”. “Chào buổi sáng”, “Bạn vất vả rồi”, “Bạn dạo này thế nào?” … Người cùng trò chuyện với bạn chắc chắn sẽ có “cảm giác tồn tại” để từ đó bắt đầu có thể dần tin tưởng và dễ dàng nói chuyện hơn vào các lần sau.

Khi có thư đến, tôi sẽ trả lời lại ngay. Và hãy nhớ, “Lắng nghe” khi người kia bắt đầu nói. hơn nữa, khi “Nghe” cần có ý thức nhận biết các cử chỉ và nét mặt của người đối phương.

Làm như vậy, nhịp trò chuyện sẽ tăng lên và ở đây trở thành sự giao tiếp.

Trong bộ phận (khu vực), hãy giao Hou Ren Saw cho đậu và cố gắng giao tiếp với các bộ phận khác và quản lý cấp trên.

Tất cả đều là những giao tiếp nhỏ lúc đầu, nhưng đây là “sự khởi đầu”. Ngay cả trong giao tiếp bằng email hoặc SNS, ấn tượng về đối phương sẽ thay đổi chỉ bằng cách thêm một từ hoặc lời chào vào đầu. Sau đó, hãy “lắng nghe” câu chuyện của người kia.

Sau đó, nếu bạn lặp lại điều này, bạn sẽ có một nơi làm việc mà bạn có thể làm việc nhanh hơn, và mở rộng ra, toàn bộ công ty sẽ trở thành một công ty thống nhất.

Nếu bạn không hài lòng với nơi làm việc của mình, đó có thể là sự thiếu giao tiếp. Đầu tiên, hãy nói chuyện với hàng xóm của bạn. Từ đó, một nơi làm việc thoải mái nên được tạo ra.

Trong cùng bộ phấn hay nhóm hãy cố gắng ý thức Hou Ren Sou (việc báo cáo, liên lạc, trao đổi), với các bộ phận khác hay cấp trên thì hãy ý thức việc cần giao tiếp.

Tất cả đều là những giao tiếp nhỏ lúc đầu, nhưng đây sẽ là “sự khởi đầu”. Ngay cả trong giao tiếp bằng email hoặc SNS, ấn tượng về đối phương sẽ thay đổi chỉ bằng cách thêm một từ hoặc lời chào vào đầu. Thêm vào đó nữa hãy “Lắng nghe” đối phương.

Nếu bạn ý thức thực hiện điều này đều đặn, bạn sẽ có một nơi làm việc mà bạn có thể làm việc nhanh hơn, và toàn bộ công ty sẽ trở thành một thể thống nhất.

Nếu bạn không hài lòng với nơi làm việc của mình, đó có thể là do tại đây đang thiếu thiếu sự giao tiếp. Đầu tiên, hãy nói chuyện với những người xung quanh bạn. Từ đó, sẽ tạo ra một nơi làm việc thoải mái.

仕事の効率化はコミュニケーションが取りやすい職場から

コミュニケーション仕事効率化職場環境

職場でコミュニケーション能力が重視される理由

皆さんは自分の職場に満足していますか?

職場環境の良し悪しを判断する指標として、企業では従業員満足度を調査する場合があります。満足度の高い企業ほど上司やリーダーが積極的に現場の声を汲み取り、チーム内のコミュニケーションも十分取られていると言われています。

昨今では、就職活動でも「コミュニケーション能力」が重視されるようになってきました。経団連が2018年に発表した「新卒採用(2018年4月入社対象)に関するアンケート調査によると、選考にあたって特に重視した点に「コミュニケーション能力」を挙げる企業は82%に達しています。

その背景には、プロジェクトやチーム単位で仕事をする機会が増加したことや、ニーズを聞き出すヒアリング力が求められること、メール、SNSなどの伝達ツールが増えたことなどが考えられますが、なぜここまで重要視されるのでしょうか?

仕事はコミュニケーションで成り立っている

まず部(課)内で考えてみましょう。顔を合わせる機会も多いため、部内では会話でのコミュニケーションが中心になます。

同じ目的を持ったチームの中で会話がないと、ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)が滞り、情報やノウハウの共有化が進みません。隣の人が何をしているのか、さらにはプロジェクトの進捗が分からなかったりで、チーム内の信頼関係が薄らぎ、結果的に業務が遅延・停滞してしまいます。

では他部署と協力するプロジェクトではどうでしょうか。会議や打ち合わせで話をする機会もありますが、電話やメールでの連絡が多くなります。その分意識的にコミュニケーションを取らないと、溝が生まれる原因になります。連絡を後回しにしたり、報告を怠ると意識にズレが生じ、万一プロジェクトが失敗したら責任の押し付け合いは必至です。

上層部(経営層)とのコミュニケーションも重要です。大企業になるほど従業員数が増え、年齢層も広がります。上層部の考えを円滑に現場に伝え、現場の状況を上層部に伝える仕組みが必要ですが、中間管理職が適切に伝達しないと、「会社の方針が分からない」「現場は何をしているのか」と、会社のあちこちがほころびます。全社一丸となるためには、タテでつながることも必要です。

つまり、コミュニケーションは「仕事の効率化」につながるのです。

小さなコミュニケーションから始めよう

ここでは部(課)内、他部署、上層部とのコミュニケーションを取り上げましたが、同期・同僚、他社、取引先など、コミュニケーションを取るべき相手はたくさんいます。どこかに不信感が芽生えると、会社の業績に影響が出てしまうかもしれません。

ではどうすればコミュニケーションが取れるようになるのでしょうか。

「ビジネス・コミュニケーション白書2015」によると、コミュニケーションが行われている場は、「執務スペース」からeメール、SNSなどの「バーチャルな場」に移りつつあるそうです。その反面、円滑なコミュニケーションに必要なこととして、「日常の会話」「相手を理解しようとする意識」などが挙げられ、会話スキルの低下を危惧している企業が増えています。

まずできるところから、「あいさつ」と「声掛け」を見直しましょう。「おはよう」「お疲れさま」「調子はどう?」……。声を掛けられた相手は「存在を認めてもらえた」という気持ちになり、信頼が生まれ、話しやすさを感じてくれるはずです。

返事が来たら返事を返す。相手が話を始めたら「聴く」。「聴く」は意識して、相手のしぐさや表情を読み取りながら、身を入れ耳を傾けることです。

そうすることで会話のキャッチボールが進み、コミュニケーションが生まれていきます。

部(課)内ではマメにホウ・レン・ソウを行い、他部署や上層部とは意識してコミュニケーションを図りましょう。

どれも最初は小さなコミュニケーションですが、これが「始まり」です。メールやSNSを使ったコミュニケーションでも、冒頭に一言、あいさつを入れるだけで相手の印象が変わります。そのうえで相手の話を「聴く」。

あとはこれを繰り返していけば、仕事がはかどる職場になり、ひいては全社が一丸となる会社になります。

職場に満足していないのなら、それはコミュニケーション不足かもしれません。まずは隣の人に話しかけてみましょう。そこから働きやすい職場が生まれるはずです。

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *