Làm thế nào để làm việc năng suất hơn gấp 10 lần

1. Tập trung vào MỘT việc

Một điểm khác biệt chính giữa những người xuất sắc và người khác là họ không làm nhiều việc cùng lúc. Về mặt khoa học, bộ não của chúng ta không thể đa nhiệm; ngay cả khi cố gắng, chúng ta sẽ mất nhiều thời gian để tập trung lại vào một nhiệm vụ khác.

Chúng ta có thể đạt được điều này bằng cách:

• Chia nhỏ công việc, đặt mục tiêu rõ ràng và chọn một việc duy nhất để làm mỗi thời điểm
• Nên tập trung việc khó xử lý vào đầu ngày, lúc có nhiều năng lượng nhất. Hãy cố gắng quản lý năng lượng thay vì thời gian. Tạo điều kiện để có ít nhất 2-3 giờ làm việc sâu vì bạn cần 20-30 phút để đạt được trạng thái tập trung (tối đa 4 giờ mỗi ngày).
• Trong khoảng thời gian này, hãy tắt tất cả các thông báo và yếu tố gây xao nhãng.
• Gom các nhiệm vụ tương tự và giải quyết chúng cùng lúc.
• Khi hoàn thành một công việc, hãy tự thưởng cho bản thân bằng một hoạt động bạn yêu thích (nhớ là đưa vào lịch nha).
• Dành buổi chiều cho các cuộc họp hoặc một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại, không quan trọng

Cách tiếp cận này đem tới chất lượng công việc tốt hơn, tăng cường khả năng giải quyết vấn đề, giảm căng thẳng và mệt mỏi tinh thần, đồng thời thúc đẩy cảm giác hoàn thành và động lực để duy trì năng suất suốt cả ngày.

2. Ưu tiên nhiệm vụ bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower

Trước tiên, chúng ta cần hiểu rằng “khẩn cấp” khác với “quan trọng”!

Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, còn nhiệm vụ quan trọng là những hoạt động có kết quả giúp chúng ta đạt được mục tiêu. Điều quan trọng ở đây là phân biệt giữa nhiệm vụ “khẩn cấp” và “quan trọng”.

Để làm điều này, bạn có thể sử dụng Ma trận Eisenhower. Đây là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia nhiệm vụ thành bốn ô để xếp hạng những việc bạn nên tập trung trước và những việc bạn nên ủy quyền hoặc xóa bỏ.

Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và là một chỉ huy năm sao trong Thế chiến II, là người đầu tiên đề xuất Ma trận Eisenhower. Ông nói: “Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Những việc khẩn cấp không quan trọng, và những việc quan trọng không bao giờ khẩn cấp.”

Những phát biểu của Eisenhower đã truyền cảm hứng cho Stephen Covey, tác giả của cuốn sách “7 Thói quen của Người thành đạt”, để tạo ra hệ thống quản lý thời gian nổi tiếng hiện nay được gọi là Ma trận Quản lý Thời gian Covey. Hệ thống này mang lại nhiều lợi ích như tăng năng suất, thói quen rõ ràng và cân bằng công việc-cuộc sống tốt hơn.

Khi bạn nhận được một nhiệm vụ, hãy đặt nó vào một trong bốn góc phần tư:

• Quan trọng & Khẩn cấp (Làm ngay): Nhiệm vụ này đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức, có nghĩa là “làm ngay bây giờ” (ví dụ: việc bạn có thể hoàn thành trong 2 phút). Đó có thể là trả lời email quan trọng, hoàn thành dự án khách hàng, giải quyết vấn đề trong nhóm, bệnh tật, v.v.
• Quan trọng & Không Khẩn cấp (Lên lịch): Những nhiệm vụ này không có thời hạn cố định nhưng giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn. Xếp hạng và lên lịch cho các hoạt động này, thường là lập kế hoạch chiến lược, học tập và tập thể dục, là cách tốt nhất để sử dụng thời gian.
• Không Quan trọng & Khẩn cấp (Ủy quyền): Những nhiệm vụ này cần được thực hiện nhưng thường làm tiêu hao năng lượng của bạn. Vì chúng không quan trọng, hãy cố gắng ủy quyền chúng. Ví dụ bao gồm trả lời email không quan trọng, chuẩn bị bữa ăn, cuộc gọi điện thoại dài hoặc các cuộc họp không có mục đích rõ ràng.
• Không Quan trọng & Không Khẩn cấp (Xóa bỏ): Những hoạt động này chỉ làm bạn xao nhãng khỏi mục tiêu và không mang lại giá trị gì, chẳng hạn như xem TV, kiểm tra Facebook, v.v. Hãy cố gắng hạn chế chúng.

Vì vậy, mẹo ở đây là tập trung vào các nhiệm vụ phù hợp bằng cách ưu tiên những việc quan trọng và nói KHÔNG với những việc không quan trọng và không khẩn cấp.

3. Sắp xếp công việc bằng phương pháp GTD

Tất cả chúng ta đều cần giúp đỡ để quyết định nên làm gì tiếp theo và ưu tiên cái gì. Vì vậy, phương pháp Getting Things Done (GTD) ra đời, được phát triển bởi David Allen vào những năm 1990. Ý tưởng chính đằng sau GTD là việc đưa các nhiệm vụ và cam kết ra khỏi đầu bạn và vào một hệ thống đáng tin cậy có thể giảm căng thẳng, tăng năng suất và giải phóng không gian tinh thần để tập trung vào những điều quan trọng hơn.

Dưới đây là các thành phần chính của hệ thống GTD:

1. Thu thập (Capture): Đây là quá trình thu thập tất cả những thứ thu hút sự chú ý của bạn. Nó có thể là email, suy nghĩ, ý tưởng, nhiệm vụ hoặc dự án. Ý tưởng là viết tất cả vào một “hệ thống đáng tin cậy” bên ngoài đầu bạn để giảm tải nhận thức.
2. Làm rõ (Clarify): Trong bước này, bạn xử lý những gì đã thu thập. Điều này liên quan đến việc quyết định xem mục đó có thể hành động được hay không. Nếu không thể hành động, bạn có thể loại bỏ nó, ủy quyền hoặc lưu trữ nó để tham khảo. Nếu nó có thể hành động và có thể hoàn thành trong vòng chưa đầy hai phút, hãy làm ngay. Nếu không, hãy ủy quyền hoặc hoãn lại.
3. Tổ chức (Organize): Sau khi xác định những gì cần làm, bạn tổ chức các nhiệm vụ đó. Điều này có thể liên quan đến việc gán chúng cho các dự án cụ thể, lên lịch trong lịch của bạn hoặc đưa chúng vào danh sách “hành động tiếp theo”.
4. Phản ánh (Reflect): Điều này liên quan đến việc thường xuyên xem xét hệ thống của bạn để đảm bảo nó luôn cập nhật và phù hợp với các cam kết và mục tiêu của bạn. Allen đề xuất một đánh giá hàng tuần để dọn dẹp, cập nhật và sửa đổi danh sách của bạn.
5. Thực hiện (Engage): Đây là bước thực hiện các nhiệm vụ. Với một hệ thống được tổ chức tốt và cập nhật, bạn có thể tự tin chọn những gì cần làm tại bất kỳ thời điểm nào.

4. Cách đối phó với Định luật Parkinson?

Định luật Parkinson nói rằng công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành. Điều này có nghĩa là chúng ta thường trì hoãn những gì cần làm để lấp đầy ngày làm việc và thậm chí làm thêm giờ. Vì vậy, cuối cùng, chúng ta làm ít hơn so với khả năng.

Để đối phó với điều này, chúng ta có thể sử dụng Kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật đơn giản và hiệu quả này giúp tăng năng suất và sự tập trung bằng cách chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian 25 phút, ngăn cách bởi các khoảng nghỉ ngắn.

Dưới đây là các bước để sử dụng Kỹ thuật Pomodoro:

1. Chọn một nhiệm vụ để làm: Ưu tiên các nhiệm vụ trong ngày và chọn nhiệm vụ đầu tiên. Sau đó, cố gắng “ăn con ếch” (eat the frog), tức là giải quyết nhiệm vụ khó khăn nhất vào buổi sáng.
2. Đặt hẹn giờ 25 phút và bắt đầu làm việc: Tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ đã chọn.
3. Làm việc cho đến khi hẹn giờ kết thúc: Trong thời gian này, hãy tránh xao nhãng như kiểm tra điện thoại hoặc lướt internet.
4. Nghỉ ngắn 5 phút: Khi hẹn giờ kết thúc, hãy nghỉ ngơi ngắn. Sử dụng thời gian này để thư giãn, vươn vai, ăn nhẹ hoặc làm điều gì đó không liên quan đến công việc.
5. Lặp lại chu kỳ: Sau khi nghỉ ngắn, đặt hẹn giờ 25 phút tiếp theo và tiếp tục làm việc. Lặp lại chu kỳ này cho đến khi bạn hoàn thành bốn khoảng thời gian 25 phút (tổng cộng 2 giờ làm việc), sau đó nghỉ dài hơn từ 15-30 phút.

Kỹ thuật này giúp duy trì sự tập trung cao độ và ngăn chặn sự mệt mỏi, đồng thời tạo ra những khoảng nghỉ ngơi hợp lý để nạp lại năng lượng.

Tham khảo

• https://newsletter.techworld-with-milan.com/p/how-to-be-10x-more-productive
• https://fastwork.vn/ma-tran-eisenhower-la-gi/

You need to login in order to like this post: click here