Macro trong Excel là gì? Cách sử dụng macro

I. Macro là gì và lợi ích của Macro trong Excel

Macro hay còn gọi là VBA Macro là những chương trình nhỏ giúp cho bạn tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại ở 1 vùng dữ liệu, thay vì bạn sẽ là người thực hiện chúng mọi lúc thì Macro sẽ thay bạn làm điều đó. Ví dụ như nhập chữ hoặc số, chọn ô, chọn lệnh trong thanh ribbon hay trong menu, định dạng ô, định dạng cột hoặc hàng, import dữ liệu từ nguồn ngoài như Access, ngoài ra việc sử dụng Macro cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho bạn:

• Luôn luôn định dạng mặc định cho một vùng dữ liệu.
• Phục vụ tự động cho công việc nhờ các tính năng đã thiết lập sẵn.
• Có thể chỉnh sửa cho phù hợp bất cứ lúc nào.

II. Cách sử dụng Macro trong Excel

Lưu ý: Một điều quan trọng bạn cần biết đó là khi ghi một Macro, trình ghi sẽ ghi lại hầu hết tất cả những thao tác bạn thực hiện, Nếu bạn ấn nhầm vào 1 nút nào đó thì giải pháp duy nhất để khắc phục là phải thực hiện lại từ đầu. Cho nên hãy thực hiện Macro với những thao tác quen thuộc nhất nhé!!

1. Cách để tạo Macro trong Excel

Mẹo:

• Khi bạn tạo một Macro để làm một số thao tác, Excel sẽ chỉ chạy thao tác đó trong vùng được xác định sẵn. Điều này có nghĩa là nếu bạn thêm bất kỳ hàng hay cột mới nào vào trong vùng đã tạo, Macro sẽ không chạy thao tác cho vùng mới thêm vào.
• Nếu bạn muốn xử lý một thao tác dài, hãy chia những thao tác đó thành những thao tác nhỏ hơn để đưa vào từng lệnh Macro nhỏ, chứ đừng nên đưa tất cả vào 1 Macro.
• Macro không chỉ áp dụng trong phạm vi Excel. Bạn có thể tạo một bản ghi liên kết tới các ứng dụng Office khác có hỗ trợ VBA. Chẳng hạn như ghi một macro để tạo bảng trong Excel, sau đó đưa vào Outlook để gửi tới địa chỉ trong bảng.

Để tạo 1 Macro ta làm như sau:

Bước 1: Trong thẻ Developer, nhóm Code, chọn Record Macro

Trong thẻ Developer, nhóm Code, chọn Record Macro

Bước 2: Trong mục Macro name, điền tên theo ý muốn.

Lưu ý: hãy đặt một cái tên liên quan tới tác vụ vận hành nhé!!!

Trong mục Macro name, điền tên theo ý muốn

Bước 3: Để liên kết với một tổ hợp phím tắt, trong mục Shortcut key, dùng bất cứ phím nào theo ý muốn. Và khi phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định, chẳng hạn như Ctrl + Z, bạn sẽ mất đi tính năng Ctrl + Z có sẵn trong Excel (Undo).

Lưu ý:

Vì phím Ctrl đã có sẵn nên khi thiết lập lệnh bạn chỉ cần nhấn các phím tắt còn lại thôi nhé!! Ví dụ: Ctrl + Z thì bạn chỉ cần nhấn phím Z thôi!!

Còn nếu bạn viết hoa chữ “Z” thay vì ghi là “z” thì Excel sẽ hiểu là Shift + Z đấy nhé!!

Liên kết với một tổ hợp phím tắt

Bước 4: Tại Store macro in, chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi.

Tại Store macro in, chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi

Bước 5: Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi > Nhấn OK.

Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi

2. Cách dừng Macro trong Excel

Lưu ý: Việc nhấn dừng sẽ không ảnh hưởng hay xóa bất kỳ tác vụ nào của Macro mà bạn đã cài sẵn

Để ngừng việc ghi, vào lại thẻ Developer, nhóm Code và chọn Stop Recording.

Để ngừng việc ghi, vào lại thẻ Developer, nhóm Code và chọn Stop Recording

3.Cách chạy Macro trong Excel

Để chạy được Macro bạn đã tạo thì chỉ cần nhấn vào thẻ Developer > Ở phần Code chọn Macros.

Vào thẻ Developer > Ở phần Code chọn Macros

Trong đó:

• Run: Là chạy lệnh Macro đã thiết lập
• Step Into: giúp bạn đi vào từng bước để chỉnh sửa hoặc xem từng bước (Khi hoàn thành ấn F5 để chạy toàn bộ hoặc ấn F8 để chạy từng dòng lệnh).
• Edit: Mở Macro để chỉnh sửa và sẽ không khởi chạy Macro.
• Create: Tạo 1 Macro mới
• Delete: Xóa Macro (Bạn sẽ không thể khôi phục lại nên hãy cân nhắc trước khi xóa nhé)
• Options: Đưa ra những lựa chọn về thuộc tính như phím tắt hoặc lời dẫn.

4. Cách lưu Macro trong Excel

Bước 1: Nhấn vào Visual Basic

Lưu ý:

• Để có thể lưu được Macro trước hết bạn phải dừng ghi macro trước đã nhé!
• Ngoài ra trong lúc lưu bạn tuyệt đối không được tắt trang tính Excel vì điều đó sẽ gây ra mất hoàn toàn dữ liệu bạn đã ghi vào Macro từ trước

Nhấn vào Visual Basic

Bước 2: Nhấp vào dấu cộng ở trước mục Modules > Chọn Module 1

Nhấp vào dấu cộng ở trước mục Modules > Chọn Module 1

Bước 3: Nhấp chuột phải vào phần Module và chọn Export File

Nhấp chuột phải vào phần Module và chọn Export File

Bước 4: Hộp thoại Export File hiện lên > Chọn nơi để lưu tệp > Nhấn Save

Lưu ý: Bạn hãy nhớ vẫn phải Lưu trang tính đang sử dụng nữa nhé!!

Hộp thoại Export File hiện lên > Chọn nơi để lưu tệp > Nhấn Save

Bước 5: File Macro sẽ được lưu dưới đuôi .bas

File Macro của bạn sẽ được lưu dưới đuôi .bas

5. Cách xóa Macro trong Excel

Lưu ý: Việc xóa Macro này có thể sẽ xóa hoàn toàn tất cả thao tác bạn đã ghi trên Excel nhưng sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu ban đầu nền bạn hãy cân nhắc trước khi xóa nhé!

Để xóa Macro trong Excel, bạn chỉ cần tìm file Macro đã lưu > Nhấn chuột phải > Chọn Delete.

Nguồn: https://www.thegioididong.com

You need to login in order to like this post: click here