Technical Writer là ai?

Mar 30, 2023

Technical Writer là người nghiên cứu về các sản phẩm kỹ thuật hay công nghệ phức tạp, sau đó chuyển thể các khái niệm kỹ thuật chuyên ngành thành ngôn ngữ và định dạng dễ hiểu hơn, dựa trên các template và style guide mẫu.

3 dạng nội dung Technical Writer thường viết:

Tài liệu kỹ thuật cho người dùng cuối: User guide/ User manuals, Online-help, Installation guide, Configuration guide, Troubleshooting guide, Command line interface guide, Administration guide, API guide, Quick start/ getting started guide, release notes…
Tài liệu dự án và quy trình: Dự toán dự án, báo cáo dự án, bản trình bày Powerpoint, tài liệu đào tạo, tài liệu lập kế hoạch, mẫu dự án, hướng dẫn văn phong, hướng dẫn cho nhân viên mới…
Tài liệu cho Sales và Marketing: Blog/ bài báo phát hành sản phẩm, tài liệu Marketing, bài viết kiến thức nền tảng, Câu hỏi thường gặp (FAQs)…

Công việc của Technical Writer là gì?

Công việc chính của Technical Writer là:

Tham gia scrums, phỏng vấn kỹ sư, thu thập thông tin đầu vào
Phát triển tài liệu dựa trên chủ đề và theo mô hình gia tăng của phương pháp Agile

Để làm điều đó, Technical Writer cần phối hợp với nhiều bên liên quan như software developer, tester, product/ project manager, sales & marketing, chăm sóc khách hàng… để thu thập tất cả thông tin cần thiết.

Để dễ hình dung hơn, chúng tôi hỏi Amit về mối liên hệ giữa công việc của Technical Writer với các team phát triển sản phẩm khác. Tại sao cần một team technical writing riêng khi Dev hay QA/ QC cũng có thể viết các tài liệu kỹ thuật?

Theo Amit, Developer hoặc QA/ QC cũng thường viết các tài liệu như user guides hay release notes, nhưng tốt nhất vẫn nên có một team viết kỹ thuật riêng.

Vì Dev hay QA/QC chỉ có thể viết phần kỹ thuật họ làm, trong khi Technical Writer có thể viết tất cả. Developer cũng thường giỏi viết code hơn viết văn, còn Technical Writer có nền tảng ngôn ngữ vững chắc và có chứng chỉ chuyên môn cho công việc này.

Theo Amit, các công ty lớn như Cisco có hệ thống quản lý nội dung khổng lồ bằng document, khi đó họ cần có đội ngũ technical writer chuyên nghiệp.

Điều này mang lại 3 lợi ích:

Chất lượng. Amit tin rằng “nếu tập trung vào một lĩnh vực, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn”. Vì vậy, một Technical Writer chuyên nghiệp chắc chắn sẽ viết document tốt hơn một kỹ sư.
Thời gian và công sức. Khi có team viết kỹ thuật chuyên nghiệp, các tính năng được giải thích cặn kẽ, thậm chí có video hướng dẫn trực quan. Nhờ đó, công ty tốn ít chi phí cho mảng chăm sóc khách hàng hơn.
Độ tin cậy. Nếu tất cả các tính năng được ghi lại xác thực và hợp pháp, khách hàng sẽ tin tưởng sản phẩm và doanh nghiệp của bạn hơn.

3. Technical writing khác gì với Content writing?

Châm biếm, cảm xúc hoặc hài hước đều không được khuyến khích trong các Style guide của technical writing, khác với khi viết content, blog hoặc tài liệu marketing.

Như Amit nhận định: “Tài liệu kỹ thuật phải là những hướng dẫn hoặc mệnh lệnh đơn giản. Chỉ vậy thôi, không cảm xúc, không thấu cảm”.

Một điểm khác biệt nữa là tài liệu kỹ thuật rất nặng tính “kỹ thuật”, vì vậy chỉ có khán giả mục tiêu của tài liệu đó mới có thể hiểu được, trong khi gần như mọi người đọc đều hiểu được nội dung blog.

Làm thế nào để trở thành Technical Writer?

Theo Amit, bất kỳ ai có những tố chất sau đều có thể trở thành Fresher Technical Writer:

Ngoại ngữ tốt
Chú ý đến chi tiết
Chú trọng chất lượng
Kỹ năng nghiên cứu và phân tích tốt, đặc biệt là phân tích đối tượng
Giao tiếp tốt, có thể cộng tác với các team khác nhau để thu thập thông tin
Có khả năng xây dựng môi trường làm việc hợp tác
Tính sở hữu (ownership)
Kỹ năng đa nhiệm và quản lý dự án khi làm nhiều dự án cùng lúc
Hứng thú với việc nghiên cứu sâu để hiểu về sản phẩm
Hiểu cơ bản về code là một lợi thế để phát triển tài liệu về API hoặc cho Developer, hoặc có thể dùng code snippet để hiểu rõ về sản phẩm

Để phát triển thành Senior Technical Writer, bạn cần rèn luyện thêm những kỹ năng sau:

Quản lý dự án
Đa nhiệm
Làm việc song song trên nhiều dự án
Hướng dẫn/ cố vấn
Tự động hóa quy trình để giảm bớt công việc

Về cách cải thiện kỹ năng viết kỹ thuật, Amit đưa ra một số lời khuyên:

Tập thói quen đọc để “nâng trình” ngữ pháp và ngôn ngữ
Thực hành nhiều hơn với các công cụ soạn thảo dựa trên XML
Cộng tác với các Technical Writer khác
Tham dự các sự kiện về technical writing để cập nhật xu hướng thị trường
Tham gia các khoá học có chứng chỉ liên quan đến viết technical writing
Thực hành diễn thuyết trước đám đông/ toastmasters

IV. Định hướng phát triển sự nghiệp của Technical Writer

Hiện nay, nhiều lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng mạnh mẽ với vị trí Technical Writer, trong đó có:

Mạng – viễn thông
Lưu trữ đám mây
Công nghiệp chất bán dẫn
Chăm sóc sức khỏe
Tài chính / ngân hàng
Thương mại điện tử
Truyền thông và giải trí
Tự động hoá công nghiệp

You need to login in order to like this post: click here