Tìm hiểu về 5W1H

Chắc nhiều anh em cũng biết và đang áp dụng 5W1H vào công việc.
5W1H đã và đang được áp dụng rất phổ biến ở Nhật trong xử lý công việc, giải quyết vấn đề và khi đặt câu hỏi.
Mình xin chia sẻ anh em Neos mình để cùng tìm hiểu thêm hoặc ôn lại về khái niệm này.

5w1h là gì?

5w1h là từ được tổng hợp của who(ai), where(chỗ nào), when(khi nào), why(tại sao) và how(như thế nào). Có lẽ ta đã nghe nhiều về nó trong những giờ học tiếng anh. Từ này không chỉ là ngữ pháp tiếng anh mà nó còn có thể được sử dụng trong giới business.

Khi chia sẻ thông tin và báo cáo trong kinh doanh hay tiến độ dự án nếu truyền đạt dựa trên cơ sở 5W1H này sẽ mang lại hiểu quả trong việc tránh được (khó phát sinh) những hiểu lầm. Vì việc tổng hợp 6 quan điểm đó một cách cô đọng lại như vậy, ngay cả bản thân cũng sẽ dễ hiểu và việc truyền đạt cho những xung quanh cũng trở nên dễ dàng.

Trình tự sử dụng 5w1h hiệu quả

Trong việc sử dụng 5w1h phải theo trình tự mới mang lại hiệu quả.

Đầu tiên, xếp cao nhất là việc “cần phải đưa ra quyết định”, đó chính là １　①WHY. Tại sao lại như vậy ? Nếu ta quyết chắc chắn ngay từ đầu là làm vì cái gì, thì nội dung bản thân muốn gửi gắm sẽ không bị lung lạc. Lý do “vì sao phải làm vậy”, hay cần phải “truyền tải cái gì” là những thứ phải quyết định ngay từ đầu.

Tiếp theo là “phải làm như thế nào”, chính là việc đưa ra phương pháp ②HOW. Nếu định hình được phương pháp và lý do, thì khả năng để làm được việc đó sẽ do ③WHO một ai đó quyết. Đến bước này, “làm gì” (làm được gì) trở nên cụ thể hơn. Đó chính là cái chúng ta đang nhắc đến : ④WHAT.

Nếu chúng ta quyết định được những điểm mấu chốt là : Lý do, phương pháp, người thực hiện và những cái cần làm thì về sau khả năng thực thi hay phạm vi hiệu quả sẽ chỉ còn là 2 thứ ⑤WHEN – ⑥WHERE mà thôi. Đặt ngược lại vấn đề, nếu ta bắt đầu bằng WHAT (chứ không phải WHY) thì e rằng sẽ tạo ra những thứ bất khả thi.
Chính vì vậy cho nên việc đưa ra trình tự phải bắt đầu bằng WHY rồi HOW là cực kỳ cần thiết. Ai mới là người thích hợp, sau khi tìm ra WHO thì mới đến WHAT. Nếu ta làm theo trình tự đúng thì sẽ tránh được việc đặt ra mục tiêu mà vốn dĩ không có khả năng thực thi, và thiết lập được đích đến có tính khả thi đồng thời giải thích đầy đủ được lý do cho từng hành động.

Ta sẽ lấy 1 ví dụ về Apps (ứng dụng). Đầu tiên là hãy suy nghĩ lý do tạo ra cái app đó.

Ví dụ về 5w1h trong trường hợp phát triển ứng dụng

Hãy thử sử dụng ví dụ cụ thể về 5w1h rồi ngẫm xem sao. Đối với trường hợp phát triển App, 5w1h sẽ được áp dụng như thế nào chúng ta hãy cùng xem xét. Lần này, có một công ty xây dựng App, muốn làm 1 ứng dụng translate, bước 1 ta sẽ bàn đến lý do => WHY.

Vậy phương pháp để làm sáng tỏ lý do tiền đề này chính là việc đưa ra câu trả lời cho HOW – như thế nào. Vì là công ty xây dựng app nên nếu nắm được phương pháp của ứng dụng có khả năng dịch thuật thì sẽ đưa ra được đối sách cho sản phẩm của công ty mình. Và theo hướng như thế thì sẽ là tìm ra WHO người thích hợp cho việc xây dựng ứng dụng kiểu này. Nhắm vào người Leader đã được chọn ra ở trên ta sẽ biết được cách define requirement một cách củ thể là như thế nào, đó chính là WHAT.
Đi đến bước này rồi ta sẽ tính ngược lại từ những điều kiện thiết yếu nhằm tạo ra yêu cầu đầu vào và ứng dụng muốn tạo ra, việc này là để đưa ra được mốc thời gian (WHEN) cộng vị trí (WHERE) các hạng mục được đóng gói lại sau khi đã làm sáng tỏ mọi thứ ví dụ như là ngân sách.
Nếu theo đúng trình tự này thì sẽ phòng chống được các sự cố (trouble) như là : không kịp deadline, không tìm ra người thích hợp (leader), không có phương pháp thực thi. Tóm lại, về mặt business thì khi đưa ra 1 quyết định về cái gì đó, các bạn nhất định hãy thử áp dụng 5w1h xem sao nhé.

Kết

5W1H là một phương pháp giải quyết vấn đề, truyền đạt thông tin, khai thác thông tin được áp dụng rộng rãi trong các công ty Nhật Bản đặc biệt trong các dự án IT của Nhật.
Khi họp với các khách hàng Nhật mặc dù các bạn không thấy họ ghi chép hay tài liệu mô tả gì, nhưng xét về bản chất thì mỗi lần khách hàng triển khai cái gì cũng đều base theo nó.

◆Nguồn
http://kysubrse.com/itdokkai-bai-1-tim-hieu-ve-5w1h/
いつやるか? 今でしょ（林先生）
https://www.amazon.co.jp/%E3%81%84%E3%81%A4%E3%82%84%E3%82%8B%E3%81%8B-%E4%BB%8A%E3%81%A7%E3%81%97%E3%82%87-%E6%9E%97-%E4%BF%AE/dp/4796696717

You need to login in order to like this post: click here